サッキータイム ～キロ企画の業務（１）～

３月２日

「キロ企画」の名刺を作った。業種は、「業務コンサルタント」
表には、「社業繁栄へのご提案･社長特命業務対応／思いは、1,000倍の業務改善を図りたい！」と記した。裏には、下記業務内容を印刷した。

・文書作成：企画書、提案書、報告書、契約書
・業務改善：コスト低減、業務効率UP、省エネ
・人事労務管理：雇用管理、規則作成、人材育成
・イベント企画：企画立案、ｷｬｯﾁｺﾋﾟｰ、広報活動
・NPO法人設立：定款作成、認証取得、法人登記

夫々にどのような業務ができるのか、以下にそのポイントを記す。

今日は、「文書作成」について。

文書作成の最終目的は、読み手（相手）が書き手（自分）の思いに同調し、書かれた内容の通りに行動してもらうことである。
そのための第１のポイントは、気持である。書き手の思いである。自分の気持ちをどう相手に伝えるか。それが、読み手の心を開かせ、納得させる最善最大の決め手である。
では、相手（読み手）の心を打つ文書を作成するは、どんなことに気をつけるべきか。サッキーは、その基本ポイントは以下に記すようなものと考えている。

１．種類･･･手紙、提案書、計画書、稟議書、規則･規約、社内基準、作業標準、調査報告書、アンケート、契約書、覚書など、文書の種類に応じた適切な書き方を尊重すること。
２．提出先･･･読み手の立場や特徴（年齢･性別･地域･職業･職種･地位など）を考慮すること。
３．テーマ･･･何のことについて書こうとするのか、その焦点を絞り込むこと。
４．目的･目標･･･どんな目的のために、どの程度まで到達するのかを明確にすること。
５．記載内容･･･記載事項の詳細情報、例えば、現状の課題、経過、対策案、効果･効力、テスト結果、体験談、用法･要領、５Ｗ１Ｈなど、事実に基づいた正しい情報を明確に記載すること。
６．表現上の工夫･･･表現方法･タイトル･キャッチ･図表の多用、心打たれる事例、三現主義を貫いた真実の持つ力など、他の同種文書と差別化を図り、相手に判りやすく読んでもらうための工夫をすること。
７．体裁･トーン･･･文書作成上の決まりや体裁に留意し、文体（である調･ですます調など）を統一するとともに、敬語が必要な場合正しい敬語を使用すること。
８．留意事項･･･誤字･脱字･当て字をなくすこと。特に相手の社名･人名のミスは致命的。

キロ企画では、夫々の種類と目的に応じた適切な文書作成のお手伝いを行い、クライアントに喜んでいただくことができたらありがたいと思っている。